K&R Äriteenused OÜ jaoks muutus andmekaitse automatiseerimine oluliseks ettevõtte kasvades. Mida rohkem kliente ja andmeid, seda keerulisem on hallata kõiki andmekaitsega seotud protsesse käsitsi ning seda suurem on vajadus süsteemsete lahenduste järele.
Andmekaitse ei ole ainult seadusest tulenev kohustus
Andmekaitse tähendab isikuandmete kaitset nende kogumisel, töötlemisel, säilitamisel ja edastamisel. Selle eesmärk on tagada, et inimeste andmeid kasutatakse vastutustundlikult, turvaliselt ja ainult õiguspärastel eesmärkidel.
Praktikas tähendab see, et organisatsioon peab teadma, milliseid isikuandmeid ta kogub, miks neid kogutakse, kui kaua neid säilitatakse ning kellel on neile ligipääs. Isikuandmete töötlemiseks loetakse kõiki andmetega tehtavaid toiminguid – alates kogumisest ja säilitamisest kuni muutmise, edastamise ning kustutamiseni.
Tugev andmekaitse ei aita üksnes täita Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) nõudeid. See aitab ennetada võimalike andmelekete korral kaasnevaid riske ja suurendada klientide usaldust. Niisamuti näitab andmekaitsega tegelemine seda, et ettevõte väärtustab inimeste privaatsust ning mõistab isikuandmete tähtsust.
Kasv tõi kaasa vajaduse süsteemsemate protsesside järele
K&R Äriteenused OÜ pakub Eesti ettevõtetele raamatupidamis- ja finantsjuhtimisteenuseid. Alates igapäevasest raamatupidamisest ja palgaarvestusest kuni maksuarvestuse, majandusaasta aruannete ning finantsnõustamiseni. Nende klientide seas on nii väikeettevõtted kui ka suuremad organisatsioonid erinevatest tegevusvaldkondadest.
Ettevõtte tegevjuhi ja vanemraamatupidaja Karin Buströmi sõnul tekkis vajadus andmekaitse automatiseerimise järele eelkõige koos ettevõtte kasvuga. “Töötleme igapäevaselt suures mahus klientide finants- ja isikuandmeid. Meie jaoks muutus järjest olulisemaks, et andmekaitsega seotud protsessid oleksid süsteemsed, ajakohased ja võimalikult vähe käsitsi hallatavad,” lausub Buström.
Lisaks soovis ettevõte vähendada inimlikest eksimustest tulenevaid riske, lihtsustada dokumentatsiooni haldamist ning olla kindel, et ettevõtte andmekaitse vastab kehtivatele nõuetele ka tulevikus.
Andmekaitse automatiseerimine vähendab riske
Paljud organisatsioonid seostavad andmekaitset eelkõige dokumentide koostamisega, kuid tegelikkuses on see palju laiem. Kui protsesse hallatakse käsitsi, võivad olulised tegevused, näiteks dokumentatsiooni ajakohastamine, andmevoogude kaardistamine või töötlemistoimingute ülevaade, muutuda ajamahukaks ning suurendada eksimisvõimalust.
Automatiseeritud lahendus aitab hoida kogu andmekaitse dokumentatsiooni ühes kohas, muuta protsessid selgemaks ning tagada, et ettevõttel on pidev ülevaade oma andmetöötlusest. See annab kindlustunde nii ettevõtte juhtkonnale, töötajatele kui ka klientidele. “Automatiseerimine on aidanud muuta protsessid läbipaistvamaks, vähendanud halduskoormust ning andnud kindlustunde nii meile endile kui ka meie klientidele, et nende andmeid käsitletakse turvaliselt ja nõuetekohaselt,” sõnab Buström.
Sujuv kasutuselevõtt ja parem arusaam andmekaitsest
K&R Äriteenuste jaoks kulges DataVie andmekaitseplatvormi kasutuselevõtt ootuspäraselt ja sujuvalt. “DataVie platvorm oli meie jaoks äärmiselt põnev ning aitas paremini mõista, kui tihedalt on isikuandmete kaitse seotud meie igapäevase tööga. Tarkvaraga kohanemine läks lihtsalt ja ilma suuremate takistusteta,” räägib ettevõtte juht.
Veel märgib Buström, et lisaks protsesside korrastamisele aitas platvorm ettevõttel paremini mõista ka andmevoogusid ning seda, millist rolli mängib andmekaitse kogu organisatsiooni toimimises.
Andmekaitse on usalduse küsimus
Raamatupidamisettevõtte jaoks on usaldus üks olulisemaid väärtusi. Kliendid usaldavad ettevõttele oma kõige tundlikumad andmed ning ootavad, et neid kaitstakse vastutustundlikult. “Tänu DataVie lahendusele mõistame veelgi paremini isikuandmete kaitse olemust, andmevoogusid ja nende olulisust. Kuna puutume igapäevaselt kokku suure hulga tundlike andmetega, on andmekaitse meie jaoks üks olulisemaid prioriteete,” selgitab K&R Äriteenuste tegevjuht.
K&R Äriteenuste kogemus näitab, et andmekaitse ei ole pelgalt õigusaktidest tulenev kohustus. Süsteemsed protsessid ja nutikad digilahendused aitavad vähendada halduskoormust, ennetada riske ning tugevdada klientide usaldust. Just seetõttu on andmekaitse investeering, mis loob väärtust nii ettevõttele kui ka kõigile, kelle andmeid igapäevaselt töödeldakse.